Cómo hacer un invoice: la factura en inglés para tus clientes en Estados Unidos
Un invoice es la factura que le mandas al cliente para cobrar un trabajo. Para hacerlo bien en Estados Unidos necesita: tus datos y los del cliente, un número de factura, la fecha, la fecha límite de pago (due date), cada trabajo o material en su propia línea con su precio, el total, lo que ya te pagaron, el saldo y cómo te pueden pagar.
Muchos clientes americanos no van a pagar hasta que reciban un invoice. Las compañías lo necesitan para sus cuentas, y los particulares lo quieren para saber exactamente qué están pagando. Si tu invoice se ve claro y está en inglés correcto, te pagan más rápido y con menos preguntas.
Aquí tienes qué debe llevar, una tabla de palabras en español e inglés, frases listas para los términos de pago, qué hacer si el cliente te pide un W-9 y un ejemplo de invoice completo.
¿Qué es un invoice y en qué se diferencia de un estimado?
El estimate (estimado o cotización) va antes del trabajo: es tu precio para que el cliente lo apruebe. El invoice (factura) va cuando ya hiciste el trabajo, o una parte, y pide el pago. Si ya mandaste un estimado aceptado, el invoice normalmente lleva las mismas líneas, menos el anticipo que ya te pagaron. Si todavía no tienes el estimado, mira cómo hacer un estimado de trabajo.
¿Qué debe llevar un invoice?
- La palabra INVOICE arriba, bien grande, para que no se confunda con un estimado.
- Tus datos: nombre del negocio, tu nombre, teléfono, correo y ciudad.
- Los datos del cliente bajo "Bill to" o "For": nombre y dirección del trabajo.
- Número de invoice (Invoice No.) y fecha (Date). Usa números seguidos, sin repetir, para que tú y el cliente lleven la cuenta.
- Fecha límite de pago (Due date o Pay by).
- Las líneas del trabajo: descripción (Description), cantidad (Qty), precio (Price) e importe (Amount), separando mano de obra (Labor) y materiales (Materials).
- Subtotal, impuesto si aplica, total, el anticipo recibido (Deposit received) y el saldo a pagar (Total due o Balance due).
- Cómo pagar (How to pay): Zelle, Venmo, Cash App, cheque, tarjeta. Pide que pongan el número de invoice con el pago.
El impuesto sobre ventas (sales tax) en servicios cambia según el estado y el tipo de trabajo. Si no sabes si te toca cobrarlo, pregúntale a tu contador o a la oficina de impuestos de tu estado antes de agregarlo.
Palabras del invoice en español e inglés
| Español | Inglés |
|---|---|
| Factura | Invoice |
| Número de factura | Invoice No. / Invoice number |
| Fecha | Date |
| Facturar a / Para | Bill to / For |
| Fecha límite de pago | Due date / Pay by |
| Mano de obra | Labor |
| Materiales | Materials |
| Otros cargos | Other charges |
| Cantidad | Quantity (Qty) |
| Precio unitario | Unit price / Rate |
| Importe | Amount |
| Descuento | Discount |
| Impuesto sobre ventas | Sales tax |
| Anticipo recibido | Deposit received |
| Saldo a pagar | Balance due / Total due |
| Pagada | Paid |
| Cargo por pago atrasado | Late fee |
| Forma de pago | Payment method / How to pay |
Frases de pago en inglés y qué significan
| Frase | Qué significa |
|---|---|
| Due upon receipt | Se paga al recibir la factura. |
| Net 15 / Net 30 | Se paga dentro de 15 o 30 días después de la fecha de la factura. |
| Payment due by October 30, 2026 | Pago a más tardar el 30 de octubre de 2026. |
| Please include the invoice number with your payment. | Por favor ponga el número de factura con su pago. |
| A late fee of $25 applies after the due date. | Se cobra un cargo de $25 después de la fecha límite. (Solo si lo acordaron antes, por escrito.) |
| Thank you for your business! | ¡Gracias por su preferencia! |
Para las palabras del estimado (scope of work, valid until, exclusions), mira el estimado de trabajo en inglés.
¿Qué es el W-9 y por qué me lo piden?
Si trabajas por tu cuenta y tu cliente es una compañía, es común que te pida el formulario W-9 antes de pagarte. Con él te pide tu nombre, tu dirección y tu número de identificación para impuestos, para poder reportar al IRS lo que te pagó, normalmente en un formulario 1099-NEC. El IRS explica los dos formularios en sus páginas sobre el W-9 y el 1099-NEC (en inglés). Esto no es consejo de impuestos: si tienes dudas sobre tu caso, habla con un contador.
Errores comunes al hacer un invoice
- Mandarlo sin fecha límite. Sin due date, el cliente lo deja "para después".
- No restar el anticipo. Si ya te pagaron una parte, ponla como "Deposit received" y cobra solo el saldo.
- Repetir o saltarte números de invoice. Confunde al cliente y a tu contador.
- No decir cómo pagar. Pon tu Zelle, Venmo o la forma que uses, o un botón para pagar con tarjeta.
- Cobrar un cargo por atraso que nunca acordaron. Si lo vas a cobrar, ponlo desde el estimado.
Cómo hacer un invoice en inglés desde tu celular
- Abre Chambaly y toca el micrófono, o abre el estimado que el cliente ya aceptó.
- Dicta en español. "Factura para la señora Clark, instalación de piso en la cocina, ciento ochenta pies cuadrados, materiales, ya me dio un anticipo, que pague en quince días." Si ya tenías el estimado, conviértelo en factura con un toque.
- Escoge inglés para el documento. Chambaly traduce tus líneas y pone las palabras correctas: Invoice, Labor, Materials, Deposit received, Total due.
- Mándalo. Un PDF claro por mensaje, WhatsApp o correo. Con Pro+, el invoice trae un botón para que el cliente pague con tarjeta o desde su banco, y Chambaly le recuerda si se atrasa.
Si un cliente ya se atrasó, lee cómo cobrar facturas atrasadas.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se dice factura en inglés?
Se dice invoice. Para un cliente en Estados Unidos, el documento con el que cobras se llama invoice; el recibo que le das cuando ya te pagó se llama receipt.
¿Puedo hacer el invoice en español?
Sí, si tu cliente habla español. Si el cliente es americano o es una compañía, mándalo en inglés para que lo entiendan y lo paguen sin preguntas. Con Chambaly lo dictas en español y lo mandas en inglés.
¿Qué significa Net 30 en un invoice?
Que el cliente tiene 30 días a partir de la fecha del invoice para pagar. Net 15 es lo mismo con 15 días, y Due upon receipt quiere decir que se paga al recibirlo.
¿Necesito una compañía (LLC) para mandar invoices?
No. Puedes facturar con tu propio nombre o el nombre de tu negocio. Si tu cliente es una compañía, puede pedirte un W-9 para sus impuestos. Para decidir si te conviene una LLC, habla con un contador.
Que te firmen y te paguen desde el celular.
Con Pro+, tu cliente firma con el dedo y paga con tarjeta o banco. El dinero llega a tu cuenta, y si se atrasa, Chambaly le recuerda por ti.
